Hướng Dẫn Chi Tiết Thiết Lập Tính Năng Quản Lý Nhân Viên Trên KiotViet

Bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện để quản lý nhân viên hiệu quả trên KiotViet? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách thiết lập tính năng Quản lý Nhân viên, từ A đến Z, giúp bạn tối ưu hóa quy trình vận hành và nâng cao hiệu suất làm việc cho đội ngũ của mình.

I. Tổng Quan Về Tính Năng Quản Lý Nhân Viên

Tính năng Quản lý Nhân viên trên KiotViet là một công cụ mạnh mẽ, được thiết kế để giúp bạn:

• Quản lý thông tin nhân viên: Lưu trữ và cập nhật thông tin cá nhân, hợp đồng, lịch làm việc, … một cách dễ dàng và khoa học.
• Chấm công tự động: Theo dõi giờ giấc làm việc của nhân viên chính xác, minh bạch với nhiều hình thức chấm công linh hoạt như máy chấm công, mã QR, hoặc chấm công thủ công.
• Tính lương tự động: Tính toán lương, thưởng, phụ cấp, … tự động dựa trên dữ liệu chấm công và các quy định của doanh nghiệp.
• Quản lý ca kíp: Tạo và quản lý ca làm việc, lịch trình làm việc cho từng nhân viên, đảm bảo sự linh hoạt và phù hợp với nhu cầu thực tế.
• Phân quyền truy cập: Nâng cao tính bảo mật và kiểm soát thông tin bằng cách phân quyền truy cập cho từng nhân viên theo vai trò và nhiệm vụ.

II. Hướng Dẫn Thiết Lập Chi Tiết

Để bắt đầu sử dụng tính năng Quản lý Nhân viên, bạn hãy làm theo các bước sau:

1. Truy cập Tính Năng Quản Lý Nhân Viên

Đăng nhập vào tài khoản KiotViet của bạn. Trên thanh menu, chọn Nhân viên -> Thiết lập chung.

2. Khởi Tạo

• Lần đầu tiên sử dụng, hệ thống sẽ hướng dẫn bạn qua 3 bước thiết lập cơ bản:
  • Thiết lập Nhân viên: Thêm thông tin nhân viên mới, bao gồm tên, số điện thoại, chi nhánh làm việc.
    Thêm nhân viên mới
  • Thiết lập Chấm công: Chọn số lượng ca làm việc, thiết lập thời gian cho phép chấm công, đặt lịch làm việc cho từng nhân viên.
    Thiết lập chấm công
  • Tạo bảng tính lương: Chọn ngày bắt đầu kỳ lương, xác nhận các ngày nghỉ lễ, lựa chọn phạm vi áp dụng cho bảng lương.
    Tạo bảng tính lương
• Bạn có thể theo dõi tiến độ thiết lập trên thanh Khởi tạo.

3. Quản Lý Ca Làm Việc

• Thêm mới ca làm việc: Nhập thông tin ca làm việc (tên ca, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc).
• Cập nhật ca làm việc: Chỉnh sửa thông tin ca làm việc (thời gian, tên ca).
• Ngừng hoạt động ca làm việc: Tạm dừng sử dụng ca làm việc.
• Xóa ca làm việc: Xóa ca làm việc khi không còn sử dụng.

Quản lý ca làm việc

4. Chấm Công

• KiotViet hỗ trợ 3 hình thức chấm công:
  • Máy chấm công: Kết nối với máy chấm công vân tay để tự động ghi nhận giờ vào, giờ ra của nhân viên.
  • Chấm công bằng mã QR: Nhân viên sử dụng điện thoại quét mã QR được tạo bởi hệ thống để chấm công.
  • Chấm công thủ công: Quản lý có thể nhập liệu giờ vào, giờ ra cho nhân viên trực tiếp trên hệ thống.
• Thiết lập chấm công tự động: Hệ thống sẽ tự động chấm công cho nhân viên theo thời gian bắt đầu và kết thúc của ca làm việc.
• Cài đặt đi muộn – về sớm: Xác định thời gian được coi là đi muộn và về sớm để tính toán lương chính xác.
• Cài đặt làm thêm giờ: Xác định thời gian làm thêm giờ và cách tính lương cho thời gian làm thêm.
• Chấm công trên điện thoại di động: Cho phép nhân viên chấm công bằng điện thoại cá nhân.

Chấm công trên điện thoại

5. Thiết Lập Tính Lương

• Ngày tính lương: Xác định ngày bắt đầu kỳ lương hàng tháng.
• Số giờ của ngày công chuẩn: Xác định số giờ làm việc tiêu chuẩn mỗi ngày.
• Cài đặt nửa công: Thiết lập điều kiện tính nửa công cho nhân viên (ví dụ: làm việc dưới 4 giờ).
• Tự động tạo bảng tính lương: Tự động tạo bảng lương mới vào đầu mỗi kỳ lương.
• Thiết lập Mẫu lương: Tạo mẫu lương có sẵn với các thông tin về lương, hoa hồng, thưởng, phụ cấp, …

Thiết lập tính lương

6. Quản Lý Lễ Tết

• Thêm mới kỳ nghỉ lễ, tết.
• Cập nhật thông tin kỳ nghỉ lễ, tết.
• Xóa kỳ nghỉ lễ, tết.

Quản lý lễ tết

III. Kết Luận

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách thiết lập và sử dụng tính năng Quản lý Nhân viên trên KiotViet. Với giao diện thân thiện và các tính năng mạnh mẽ, KiotViet sẽ là trợ thủ đắc lực giúp bạn quản lý nhân sự hiệu quả, tiết kiệm thời gian và công sức.

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ tổng đài hỗ trợ 1900 6522 hoặc email [email protected] để được tư vấn và giải đáp. Chúc bạn thành công!

KiotViet

Anh Vũ Xuân Tiến là chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp thiết bị công nghiệp, với hơn 15 năm kinh nghiệm trong quản lý dự án và phát triển sản phẩm. Ông hiện là người sáng lập và tác giả của nuoctot365.com, nơi cung cấp các giải pháp thiết bị tiên tiến cho doanh nghiệp. About Me!