Hướng dẫn sử dụng phần mềm máy chấm công từ A đến Z

Phần mềm máy chấm công là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách hiệu quả và chính xác. Việc sử dụng thành thạo phần mềm này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu suất làm việc. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn sử dụng phần mềm máy chấm công một cách chi tiết và dễ hiểu nhất.

Cập nhật phần mềm máy chấm công

Thêm nhân viên mới vào phần mềm

Để thêm nhân viên mới vào phần mềm máy chấm công, bạn cần thực hiện các bước sau:

1. Mở phần mềm máy chấm công trên máy tính.
2. Vào mục “Máy chấm công”, chọn “Kết nối máy chấm công” và nhấn “Kết nối”.
3. Chọn “Từ MCC -> PC”, sau đó bấm “Duyệt từ máy chấm công”.
4. Tích vào ô “Tải vân tay” và nhấn “Cập nhật” để tải dữ liệu vân tay của nhân viên từ máy chấm công lên phần mềm.

Tạo sơ đồ công ty

Để tạo sơ đồ công ty trên phần mềm, bạn thực hiện như sau:

1. Vào mục “Dữ liệu” -> “Sơ đồ quản lý”.
2. Chọn “Công ty”, nhập tên công ty và nhấn “Cập nhật”.
3. Nhấn vào “Khu vực” để thêm khu vực làm việc. Trong màn hình mới, chọn “Thêm mới”, nhập tên khu vực và nhấn “Cập nhật”.
4. Nhấn vào “Phòng ban” để thêm phòng ban. Chọn “Thêm mới”, nhập tên phòng ban, chọn khu vực tương ứng và nhấn “Cập nhật”.

Chỉnh sửa thông tin nhân viên

Để chỉnh sửa thông tin nhân viên, bạn làm theo các bước sau:

1. Vào mục “Dữ liệu” -> “Quản lý nhân viên”.
2. Chọn nhân viên cần chỉnh sửa thông tin.
3. Sửa “Tên nhân viên (Font VNI có dấu)” và “Tên chấm công (tối đa 8 ký tự không dấu)”.
4. Bấm vào biểu tượng đĩa CD để lưu thông tin.
5. Để chuyển nhân viên vào đúng phòng ban, bấm biểu tượng người có mũi tên, chọn “Phòng ban” và nhấn “Đồng ý”.

Chuyển thông tin nhân viên lên máy chấm công

Sau khi chỉnh sửa thông tin nhân viên, bạn cần chuyển lên máy chấm công để cập nhật:

1. Mở phần mềm máy chấm công và vào mục “Máy chấm công” -> “Kết nối máy chấm công” -> “Kết nối”.
2. Chọn “Từ PC -> MCC” và chọn những nhân viên cần chuyển lên máy chấm công (có thể dùng phím Shift để chọn nhiều người cùng lúc).
3. Bấm “Chuyển xuống” -> “Tải lên máy chấm công” -> “OK”.

Sử dụng phần mềm máy chấm công

Sắp xếp lịch trình cho nhân viên

Để sắp xếp lịch trình cho nhân viên, bạn thực hiện như sau:

1. Mở phần mềm máy chấm công và vào mục “Chấm công” -> “Sắp xếp lịch trình cho nhân viên”.
2. Chọn phòng ban có nhân viên cần sắp xếp, sau đó chọn nhân viên cần sắp xếp (có thể dùng phím Shift để chọn nhiều người cùng lúc).
3. Chọn “Lịch trình vào ra” phù hợp với quy định của công ty.
4. Chọn “Phân giờ” để xác định thời điểm chấm công là “Vào” hay “Ra”.
5. Chọn “Lịch trình phù hợp từng phòng ban” và nhấn “Lưu sắp xếp”.

Tải dữ liệu chấm công về máy tính

Để tải dữ liệu chấm công về máy tính, bạn thực hiện như sau:

1. Mở phần mềm máy chấm công và vào mục “Máy chấm công” -> “Kết nối máy chấm công” -> “Kết nối”.
2. Chọn “Tải dữ liệu từ máy chấm công” -> “Tải về máy tính”.

Báo cáo và thống kê

Tính công và in báo biểu

Để tính công và in báo biểu, bạn thực hiện như sau:

1. Vào mục “Báo biểu” -> “Tính công và in báo biểu”.
2. Chọn phòng ban, khoảng thời gian và nhân viên cần tính công.
3. Nhấn “Tính công” để xem kết quả.
4. Nếu muốn xuất file Excel để in, bấm “Chi tiết”, “Thống kê”, “Tổng hợp” hoặc “Xuất lưới”.

Xem giờ chấm công

Để xem giờ chấm công của nhân viên, bạn thực hiện như sau:

1. Vào mục “Báo biểu” -> “Giờ chấm công”.
2. Chọn phòng ban, khoảng thời gian và nhân viên cần xem giờ chấm công.
3. Nhấn “Cập nhật” để xem kết quả.

Xem nhân viên hiện hành và nhân viên vắng

Để xem nhân viên hiện hành và nhân viên vắng, bạn thực hiện như sau:

1. Vào mục “Báo biểu” -> “Nhân viên hiện hành”.
2. Chọn ngày cần xem và nhấn “Cập nhật”.
3. Nếu muốn xem nhân viên vắng, chọn phòng ban, tích vào ô “Chỉ người vắng”, nhấn “Lọc” và xem kết quả. Bạn cũng có thể xuất file Excel để in.

Kết luận

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng phần mềm máy chấm công. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách hiệu quả và chính xác hơn.

Anh Vũ Xuân Tiến là chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp thiết bị công nghiệp, với hơn 15 năm kinh nghiệm trong quản lý dự án và phát triển sản phẩm. Ông hiện là người sáng lập và tác giả của nuoctot365.com, nơi cung cấp các giải pháp thiết bị tiên tiến cho doanh nghiệp. About Me!