Kết Nối Máy Chấm Công Với Odoo/ERPOnline: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z

Trong thời đại công nghệ 4.0, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý doanh nghiệp là xu hướng tất yếu, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý nhân sự. Một trong những giải pháp hiệu quả nhất hiện nay là kết nối máy chấm công với hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp như Odoo/ERPOnline.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập kết nối máy chấm công với hệ thống Odoo/ERPOnline một cách chi tiết và dễ hiểu nhất.

Lợi Ích Của Việc Kết Nối Máy Chấm Công Với Odoo/ERPOnline

Kết nối máy chấm công với Odoo/ERPOnline mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Tự động hóa quy trình chấm công: Loại bỏ hoàn toàn việc chấm công thủ công, tiết kiệm thời gian và công sức cho bộ phận nhân sự.
• Dữ liệu chính xác, minh bạch: Hạn chế tối đa sai sót trong quá trình ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên.
• Dễ dàng theo dõi, quản lý: Cho phép nhà quản lý theo dõi thời gian làm việc, nghỉ phép, tăng ca… của nhân viên một cách dễ dàng và hiệu quả.
• Tăng cường hiệu suất làm việc: Giúp nâng cao tính kỷ luật, ý thức làm việc của nhân viên, từ đó gia tăng năng suất lao động.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ hồ sơ giấy tờ, đồng thời tối ưu hóa nguồn lực nhân sự.

Hướng Dẫn Kết Nối Máy Chấm Công Với Odoo/ERPOnline

Để kết nối Odoo/ERPOnline với máy chấm công sinh trắc học, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

1. Cài Đặt Mô-đun Máy Chấm Công

• Truy cập vào mục “Ứng dụng” trong Odoo/ERPOnline.
• Tắt bộ lọc “Ứng dụng” mặc định và gõ từ khóa “attendance” vào ô tìm kiếm.
• Chọn mô-đun “Biometric Attendance Device” và nhấn “Cài đặt”.

Sau khi cài đặt thành công, trong ứng dụng “Quản lý Vào/Ra” sẽ xuất hiện thêm menu “Máy Chấm Công” với các chức năng:

• Quản Lý Thiết Bị: Quản lý thông tin của tất cả các thiết bị máy chấm công.
• Dữ Liệu Vào/Ra: Quản lý thời gian đăng nhập/đăng xuất tương ứng với từng máy chấm công.
• Mẫu Vân Tay: Quản lý mẫu vân tay của người dùng thiết bị.
• Người Dùng Thiết Bị: Quản lý danh sách nhân viên được tải lên máy chấm công.
• Đồng Bộ: Đồng bộ dữ liệu từ các thiết bị vào Odoo/ERPOnline.

2. Thiết Lập Máy Chấm Công

Tại menu “Máy Chấm Công”, chọn “Quản Lý Thiết Bị” và nhấn “Tạo” để thêm mới máy chấm công.

2.1 Nhập Thông Tin Thiết Bị

Trên giao diện “Thông Tin Thiết Bị”, bạn cần nhập đầy đủ các thông tin sau:

• Tên: Tên của thiết bị (ví dụ: Máy chấm công số 1).
• IP / Tên Miền: Địa chỉ IP hoặc tên miền để truy cập vào thiết bị.
• Cổng: Cổng kết nối của thiết bị (thường là 4370).
• Giao Thức: Chọn TCP hoặc UDP (tùy thuộc vào thiết bị).
• Mật Khẩu: Mật khẩu xác thực danh tính của thiết bị.
• Kỹ Thuật Viên: Nhân viên phụ trách máy chấm công.
• Địa Điểm: Vị trí đặt thiết bị.
• Mô Tả: Mô tả chi tiết về thiết bị.

Tạo mới máy chấm công trong ứng dụng quản lý vào ra

Lưu ý: Các thông tin ở cột bên phải sẽ được tự động điền sau khi bạn nhấn nút “Lấy thông tin thiết bị”.

2.2 Mã Trạng Thái Vào/Ra

Phần mềm sẽ ghi nhận mã trạng thái vào/ra theo cài đặt của người quản trị hệ thống.

Để thiết lập mã trạng thái, bạn truy cập vào menu “Cấu Hình” và chọn “Trạng Thái Vào/Ra”. Tại đây, bạn có thể thêm mới hoặc chỉnh sửa trạng thái theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

2.3 Thiết Lập Kỹ Thuật

Phần mềm sẽ ghi nhận các thông số kỹ thuật của thiết bị như: thời gian chờ kết nối, múi giờ, chế độ khớp dữ liệu…

Bạn có thể tùy chỉnh các thông số này theo nhu cầu sử dụng.

3. Kết Nối Thiết Bị

Sau khi hoàn tất các bước thiết lập, bạn chọn “Lưu” và “Kiểm Tra Kết Nối” để kiểm tra kết nối giữa phần mềm và máy chấm công.

Chuyển chế độ xem từ giao diện thẻ sang giao diện danh sách

Nếu kết nối thành công, bạn chọn “Lấy thông tin Thiết Bị” để hệ thống tự động điền các thông tin còn thiếu vào phần mềm.

4. Tải Danh Sách Nhân Viên Lên Máy Chấm Công

Để tải danh sách nhân viên lên máy chấm công, bạn thực hiện các bước sau:

• Truy cập vào ứng dụng “Quản Lý Vào/Ra” và chọn menu “Quản Lý” -> “Nhân Viên”.
• Chọn toàn bộ hoặc một số nhân viên cần tải lên.
• Nhấn “Hành Động” -> “Tải lên Thiết Bị Chấm Công”.
• Chọn thiết bị máy chấm công tương ứng và nhấn “Upload Nhân Viên”.

Tải danh sách nhân viên lên máy chấm công

Lưu ý: Bạn có thể chọn nhiều máy chấm công cùng lúc nếu muốn nhân viên có thể chấm công ở nhiều địa điểm khác nhau.

Chọn thiết bị máy chấm công cần tải danh sách nhân viên lên

5. Quản Lý Dữ Liệu Máy Chấm Công Trên Odoo/ERPOnline

5.1 Thao Tác Trên Máy Chấm Công

Sau khi tải danh sách nhân viên lên máy chấm công, bạn cần thực hiện một số thao tác sau:

• Cài đặt ngày, giờ hiện tại cho thiết bị.
• Đăng ký vân tay cho từng người dùng.
• Thiết lập mật khẩu cho máy chấm công (nếu cần).

5.2 Kiểm Tra Dữ Liệu Chấm Công Trên Phần Mềm

Để kiểm tra dữ liệu chấm công, bạn truy cập vào menu “Máy Chấm Công” -> “Dữ Liệu Vào/Ra”.

Tại đây, bạn có thể xem báo cáo chi tiết về thời gian vào/ra của từng nhân viên, lọc dữ liệu theo ngày, theo thiết bị…

5.3 Đồng Bộ Dữ Liệu

Để đồng bộ dữ liệu từ máy chấm công vào Odoo/ERPOnline, bạn truy cập vào menu “Máy Chấm Công” -> “Đồng Bộ”.

Hệ thống sẽ tự động khớp dữ liệu từ máy chấm công với dữ liệu nhân viên trong Odoo/ERPOnline.

6. Báo Cáo Và Phân Tích Dữ Liệu

Odoo/ERPOnline cung cấp nhiều báo cáo và công cụ phân tích dữ liệu chấm công, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.

Cài đặt mật khẩu máy chấm công

Kết Luận

Việc kết nối máy chấm công với Odoo/ERPOnline là giải pháp quản lý nhân sự hiện đại, hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao năng suất lao động. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để triển khai giải pháp này thành công tại doanh nghiệp của mình.

Kiểm tra dữ liệu vào ra sau khi chấm công từ máy chấm công

Anh Vũ Xuân Tiến là chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp thiết bị công nghiệp, với hơn 15 năm kinh nghiệm trong quản lý dự án và phát triển sản phẩm. Ông hiện là người sáng lập và tác giả của nuoctot365.com, nơi cung cấp các giải pháp thiết bị tiên tiến cho doanh nghiệp. About Me!